Agenda vazia: o que fazer antes de gastar dinheiro com anúncio

Quando a agenda do consultório está vazia, o primeiro impulso é gastar com anúncio. Quase sempre é o movimento errado. Anúncio é combustível: se o motor tem um vazamento, você só queima dinheiro mais rápido. Antes de pagar por tráfego, faça um diagnóstico honesto, porque uma agenda vazia tem três causas possíveis, e cada uma exige uma solução diferente. Tratar a causa errada é o jeito mais caro de continuar com horários ociosos.

As três causas de uma agenda vazia

Toda agenda vazia cai em um destes três diagnósticos. Identificar o seu é o passo que economiza meses e verba:

• Problema de demanda: ninguém te encontra. Poucas pessoas chegam até você, seja por mensagem, ligação ou clique. O topo do funil está seco.
• Problema de conversão: as pessoas te encontram, mas não agendam. Você recebe contatos, dúvidas, visitas na página, e mesmo assim a maioria não vira sessão.
• Problema de retenção: as pessoas vêm uma vez e somem. Você até preenche horários, mas o paciente não volta para a segunda sessão e a agenda esvazia de novo no mês seguinte.

Anúncio só resolve o primeiro. Se a sua dor é conversão ou retenção, mais visitantes apenas vazam pelo mesmo buraco, e você paga por isso.

Como descobrir qual é o seu problema

O diagnóstico vem de números simples que você provavelmente já tem ou consegue contar em uma semana. Pegue os últimos 30 dias e responda: quantas pessoas entraram em contato? Dessas, quantas agendaram a primeira sessão? E dessas, quantas voltaram para a segunda?

Se quase ninguém entrou em contato, o seu gargalo é demanda. Se muita gente falou com você mas poucos marcaram, é conversão. Se vários marcaram a primeira mas sumiram depois, é retenção. Esse cálculo de três linhas vale mais do que qualquer palpite, porque mostra exatamente onde o paciente está caindo fora. Sem ele, você fica adivinhando e investindo no lugar errado.

Checklist para revisar antes de pagar anúncio

Independentemente da causa, há quatro pontos que você deveria revisar primeiro, porque são gratuitos e impactam os três diagnósticos ao mesmo tempo:

• Sua presença no Google: digite o seu nome e a sua especialidade na cidade. Você aparece? Tem ficha do Google Meu Negócio preenchida, com horário, telefone e botão de contato? Sem isso, você é invisível justamente para quem está procurando agora.
• A clareza da sua especialidade: em 5 segundos olhando o seu perfil ou página, a pessoa entende quem você atende e qual dor você trata? 'Psicólogo clínico' não diferencia ninguém. 'Psicólogo para ansiedade e crises de pânico em adultos' faz a pessoa certa se reconhecer e marcar.
• A sua resposta no WhatsApp: quanto tempo você leva para responder um contato? Uma resposta que demora horas perde a pessoa para o próximo nome da lista. E o que você responde importa: acolher e propor um horário converte mais do que mandar só o valor e esperar.
• A primeira sessão: como é o acolhimento inicial? O paciente sai entendendo o processo, com a próxima sessão combinada? Boa parte da evasão acontece porque a pessoa terminou a primeira sessão sem clareza do que vem a seguir.

A solução muda conforme a causa

Com o diagnóstico em mãos, a ação fica óbvia. Se é demanda, o foco é ser encontrável: arrumar o Google Meu Negócio, deixar a especialidade clara onde as pessoas procuram e, só então, considerar anúncio como acelerador. Se é conversão, o anúncio é a pior escolha, porque você precisa melhorar a página, a clareza da oferta e a resposta no WhatsApp, e não trazer mais gente para um funil que já vaza. Se é retenção, o problema nem está na captação: ele está no acolhimento inicial, no enquadre do processo e na forma como você combina a continuidade. Nesse caso, gastar com anúncio é literalmente encher um balde furado.

Por que essa ordem economiza dinheiro

Imagine dois consultórios que recebem 20 contatos por mês. No primeiro, 8 viram pacientes e a maioria fica em processo. No segundo, 2 viram pacientes e metade some. O segundo não tem problema de demanda, tem um vazamento de conversão e retenção. Se ele dobrar a verba de anúncio para receber 40 contatos, vai continuar fechando pouco e perdendo cedo, só que gastando o dobro. Arrumar o vazamento antes faz cada real de futura mídia render muito mais. É por isso que diagnóstico vem sempre antes de verba.

Se você quer fazer esse diagnóstico com método e organizar cada etapa do funil antes de investir, esse é exatamente o tipo de trabalho que orientamos com terapeutas na Terapeuta Multimídia, sempre dentro do que o CFP e o CFM permitem na divulgação.